Control de asistencia en formación bonificada: qué debes conservar

En la formación bonificada presencial, el control de asistencia forma parte de la documentación que debe poder acreditarse.

FUNDAE indica que en modalidad presencial debe cumplimentarse el modelo de control de asistencia. También permite utilizar modelos propios o personalizados, ya que los modelos publicados son facultativos, siempre que se mantenga la información necesaria.

La documentación justificativa de la formación debe conservarse durante cuatro años.

Además, cuando se comunica la finalización de un grupo, deben identificarse como participantes finalizados quienes hayan realizado al menos el 75 % del curso.

El control de asistencia en formación presencial

Durante el desarrollo de una formación bonificada en modalidad presencial, FUNDAE establece que debe cumplimentarse el control de asistencia.

Esto convierte la asistencia en una pieza más de la documentación que la empresa y, cuando corresponda, la entidad organizadora o de formación deben poder conservar y aportar en caso de control.

No debería tratarse como una hoja que pierde su utilidad al terminar el curso.

La información puede ser necesaria posteriormente para justificar correctamente el desarrollo de la formación.

Qué información debería poder relacionarse

Desde un punto de vista operativo, un buen sistema de asistencia debería permitir vincular como mínimo:

• participante;
• acción o curso;
• fecha;
• asistencia registrada;
• información necesaria para localizar posteriormente el registro.

La estructura exacta del documento dependerá del modelo utilizado y del contexto de la formación.

Lo importante es que el centro pueda acreditar el desarrollo del curso con documentación coherente y suficientemente identificable.

¿Es obligatorio utilizar exactamente el modelo de FUNDAE?

FUNDAE publica diferentes documentos y modelos para facilitar la gestión.

En su documentación oficial indica que estos modelos son facultativos.

Por tanto, puede elaborarse un modelo propio o personalizado. FUNDAE recomienda que este mantenga la información contenida en sus modelos para facilitar la identificación y el control administrativo.

Si se diseña un modelo propio, debe eliminarse el logo de FUNDAE.

Esta posibilidad es relevante para los centros que quieren integrar el control de asistencia dentro de un flujo digital propio.

Pero existe una diferencia importante

Que FUNDAE permita un modelo propio no significa que cualquier documento generado automáticamente por cualquier software sea válido.

Debe revisarse que el documento utilizado contenga la información necesaria.

El 75 % de asistencia y la finalización del participante

Al comunicar la finalización de un grupo, FUNDAE indica que deben informarse los participantes que han finalizado la formación y señala como criterio que hayan realizado el 75 % del curso.

Para el centro, esto hace que el seguimiento de asistencia sea relevante no solo durante las sesiones, sino también al cerrar administrativamente la formación.

Verificap y el 75 %

Verificap permite consultar registros de asistencia, pero no se presenta actualmente como una herramienta que calcule automáticamente el porcentaje del 75 %.

Hasta que esta función no esté técnicamente confirmada, no debe atribuirse al producto.

¿Cuánto tiempo debe conservarse la documentación?

FUNDAE establece un periodo de cuatro años para conservar la documentación justificativa de las acciones de formación comunicadas.

Entre la documentación que debe conservarse se encuentra el control de asistencia en modalidad presencial.

El cómputo concreto del plazo se vincula a la finalización del periodo de presentación correspondiente al ejercicio.

Además, FUNDAE distingue entre documentos originales electrónicos y documentos originalmente emitidos en papel.

Cuando un documento es original electrónico, puede conservarse en ese formato. Si el original se emitió en papel, FUNDAE indica que debe conservarse el soporte original.

Control de asistencia no significa gestión completa de FUNDAE

El proceso de formación bonificada incluye muchas otras tareas:

• comunicación de inicio;
• comunicación de finalización;
• participantes;
• costes;
• bonificación;
• documentación justificativa;
• relación con la representación legal de los trabajadores cuando corresponda.

Verificap no se posiciona como ERP integral para todas estas funciones.

Su papel se limita a una capa concreta: registrar, organizar y consultar la asistencia y facilitar la preparación de la documentación asociada.

Esa especialización evita prometer funcionalidades que pertenecen a otros procesos de gestión.

Errores frecuentes

Considerar el control de asistencia como un documento aislado

La asistencia debe estar relacionada con el participante y la formación correspondiente.

No pensar en la conservación

La documentación puede ser solicitada años después de finalizar el curso.

Asumir que un modelo digital es automáticamente válido

Un modelo propio debe mantener la información necesaria.

Confundir seguimiento con automatización

Disponer de registros no implica que el software calcule automáticamente todos los requisitos administrativos.

Cómo puede encajar Verificap

Verificap puede utilizarse para centralizar participantes, cursos y registros de asistencia dentro de un mismo entorno.

El objetivo es reducir la dispersión de información y facilitar que el centro pueda localizar posteriormente los registros que necesita.

No se presenta como una solución para:

• calcular bonificaciones;
• gestionar el crédito de formación;
• comunicar automáticamente inicio o finalización a FUNDAE;
• calcular automáticamente el 75 %;
• sustituir toda la gestión documental de formación bonificada.

Fuentes oficiales

• FUNDAE — Bonificación acciones programadas.
• FUNDAE — Documentos y modelos.
• FUNDAE — Preguntas frecuentes y documentación a conservar.